Possibilité de carrière à l’AIINB: Adjointe administrative/adjoint administratif et réceptionniste

Service : Opérations

Supérieur hiérarchique : Directeur des opérations

Exigences linguistiques : Bilingue obligatoire (anglais et français)

Résumé

L’Association des infirmières et infirmiers du Nouveau-Brunswick (AIINB) est chargée de réglementer la pratique des infirmières et infirmiers immatriculés et des infirmières et infirmiers praticiens du Nouveau-Brunswick dans l’intérêt du public, qui est en droit de recevoir des soins infirmiers sécuritaires, compétents et éthiques. L’AIINB souhaite embaucher une personne bilingue pour rejoindre l’organisation en tant qu’adjointe administrative/adjoint administratif et réceptionniste.

Si votre candidature est retenue pour ce nouveau poste, vous travaillerez sous la supervision du directeur des opérations et devrez tenir la réception de l’AIINB ainsi que fournir un soutien administratif au directeur des opérations et au directeur des politiques, des risques et de la conformité de même qu’à l’équipe des immatriculations. Vos principales tâches consisteront à coordonner les communications professionnelles, à diriger les appels téléphoniques, à répondre aux demandes de renseignements généraux et à gérer les calendriers des réunions. Vous devrez également créer et tenir à jour des systèmes de dossiers, programmer des rendez-vous, prendre des messages pour le personnel, faciliter les communications avec le public et participer à diverses réunions, selon les besoins.

Principales fonctions et responsabilités

La personne choisie sera appelée à :

1. Fournir un soutien administratif au directeur des opérations et au directeur des politiques, des risques et de la conformité et aux autres membres de l’équipe de direction, selon les besoins.

2. Fournir un soutien à l’équipe des immatriculations.

3. Accueillir les visiteurs et le public et les aider à se diriger dans les bureaux.

4. Veiller à la sécurité des bureaux en appliquant les procédures, en surveillant le système de sécurité des portes et en délivrant des badges aux visiteurs.

5. Répondre au téléphone et traiter de manière appropriée toutes les communications entrantes.

7. Planifier et coordonner des réunions et d’autres activités, faire des réservations de voyage.

8. Rédiger des procès-verbaux et des résumés de réunions et assurer le suivi des mesures à prendre.

9. Faire des courses au besoin.

10. Ramasser les fournitures et le matériel de bureau tout en veillant à ce que les espaces de travail communs, y compris les zones d’impression et de photocopie, soient bien rangés et fonctionnels.

11. Remplir des formulaires et des documents, envoyer et recevoir des télécopies et des courriels.

12. Gérer divers dossiers selon les besoins.

Qualifications essentielles

Excellentes compétences en communication dans les deux langues officielles (compréhension orale, lecture, écriture et expression orale).
Excellentes compétences de relations interpersonnelles accompagnées d’une grande discrétion dans le traitement des affaires délicates et confidentielles.
Intégrité, discrétion et professionnalisme dans toutes les interactions.
Capacité de travailler indépendamment et en équipe.
Excellence démontrée en communication et en relations interpersonnelles.
Capacité d’organiser le travail et de gérer des priorités multiples.
Capacité d’utiliser plusieurs plateformes informatiques, y compris Microsoft Office 365.
Compétences organisationnelles, précision et souci du détail.
Capacité de travailler avec une supervision minimale.
Capacité de prendre des responsabilités et de rendre compte de ses actes.
Capacité de faire face de manière appropriée à une variété de tâches simultanées.
Capacité d’adaptation et de flexibilité quant aux horaires de travail, le cas échéant.

Études et titres de compétence

Études postsecondaires en administration de bureau ou autre diplôme connexe (des années d’expérience pertinentes seront prises en considération).
Trois années d’expérience dans le domaine ou toute combinaison d’études et d’expérience équivalente, avec une solide connaissance des procédures générales de bureau.
Degré élevé de compétence dans l’utilisation des logiciels de bureautique pertinents.

Employeur modèle

Employeur modèle, l’AIINB offre à son personnel un environnement professionnel propice à la conciliation travail-vie privée et propose un salaire progressif compétitif assorti d’avantages sociaux intéressants.

Rémunération : 50 000 $ à 55 000 $ par an, selon les études et l’expérience.

Les bureaux de l’AIINB sont situés à Fredericton, au Nouveau-Brunswick. Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à nanb@nanb.nb.ca.

L’AIINB remercie toutes les personnes intéressées, mais seules les candidatures retenues pour un entretien seront contactées.