Demande de propositions : Services-conseils en gestion de l’information
Demande de propositions : Services-conseils en gestion de l’information
Service : Politiques, risques et conformité
Responsable du projet : Colin Leahy, directeur des politiques, des risques et de la conformité
Numéro de référence : NANB-RFP-2023-02
Résumé
L’AIINB recherche l’expertise d’une consultante ou d’un consultant en gestion de l’information pour l’aider à évaluer et à optimiser son système de gestion de l’information et des documents, lequel englobe tous les renseignements de l’organisation (explicites et implicites). Reconnaissant l’importance de systèmes efficaces de collecte, de partage, de conservation, d’extraction, de préservation et d’élimination des données, tant sous forme physique que numérique, nous voulons améliorer notre productivité et moderniser nos opérations. Les présentes invitent les consultantes et les consultants qualifiés à soumettre des propositions décrivant leur approche et leurs stratégies pour améliorer notre système de gestion de l’information ainsi que les politiques, les procédures et les pratiques qui s’y rattachent.
Renseignements généraux
L’Association des infirmières et infirmiers du Nouveau-Brunswick (AIINB) est l’organisme de réglementation professionnelle des infirmières et infirmiers immatriculés (II) et des infirmières et infirmiers praticiens (IP) du Nouveau-Brunswick. La réglementation vise à protéger le public en assurant une pratique sécuritaire, compétente et conforme à l’éthique de la part des II et des IP.
Active depuis 1916, l’Association des infirmières et infirmiers du Nouveau-Brunswick a été constituée en vertu de la Loi sur les infirmières et infirmiers du Nouveau-Brunswick, adoptée le 20 juin 1984.
Depuis sa création, l’AIINB conserve sur place et hors site de nombreux documents imprimés, en format numérique et sur microfiches.
Dans le cadre de notre engagement d’amélioration continue, nous souhaitons renforcer nos systèmes de gestion de l’information et mettre en œuvre les pratiques exemplaires reconnues dans ce domaine. Cette démarche s’inscrit également dans le contexte de la récente transition de l’AIINB de son système d’archivage électronique vers Sharepoint.
Objectifs
Les objectifs principaux de cette mission sont les suivants :
- Réaliser un examen complet de notre système de gestion de l’information et des documents actuellement en place;
- Recenser les risques et formuler des recommandations pour y remédier ou les atténuer;
- Recommander des stratégies de collecte, de partage, de conservation, d’extraction, de préservation et d’élimination des documents papier et numériques conformes aux lois et aux réglementations en vigueur, ce qui comprend notamment l’élaboration et la mise en œuvre d’un système efficace de mappage des fichiers et des dossiers en fonction de la structure organisationnelle de l’AIINB, permettant de trouver efficacement les documents de l’organisation, ainsi que d’une convention d’appellation intuitive et normalisée pour les fichiers et les dossiers;
- Élaborer une feuille de route et un échéancier pour la réalisation des changements recommandés;
- Élaborer un guide de formation et former le personnel à la mise en œuvre des recommandations visant à améliorer le système de gestion de l’information (politiques, procédures et pratiques) sur la base des risques recensés et des priorités établies.
Mandat
La consultante ou le consultant devra notamment exécuter les tâches suivantes :
- Réaliser une évaluation approfondie de nos politiques, de nos procédures et de nos pratiques informatiques actuelles régissant la collecte, le partage, la conservation, l’extraction, la préservation et l’élimination des données, des documents imprimés/numériques et des autres renseignements de l’organisation (explicites et implicites);
- Recenser les domaines et la gravité des risques liés à nos pratiques actuelles de gestion de l’information, notamment en ce qui concerne les systèmes de stockage de fichiers, les conventions d’appellation, les règles de conservation, etc.;
- Analyser les flux de tâches et d’informations de l’organisation afin de recenser les améliorations à y apporter;
- Fournir des recommandations concernant la collecte, le partage, la conservation, l’extraction, la préservation et l’élimination des données en toute sécurité, sur la base des normes en vigueur;
- Créer un système de mappage des fichiers et des dossiers clair et convivial;
- Créer une convention d’appellation normalisée pour les fichiers et les dossiers qui soit conforme aux pratiques exemplaires du secteur et aux besoins de l’organisation;
- Proposer une politique efficace de conservation des documents qui soit conforme aux lois en vigueur et qui corresponde aux besoins de l’organisation;
- Fournir une feuille de route et un échéancier détaillés pour la mise en œuvre des recommandations et des changements proposés;
- Élaborer un guide de formation et organiser des sessions de formation pour le personnel concerné afin que les nouvelles pratiques de gestion de l’information soient adoptées avec succès.
Livrables du projet
Le projet doit être exécuté conformément aux exigences minimales ci-dessous concernant les résultats attendus et les réunions. Si le consultant ou la consultante estime que d’autres activités seraient utiles, celles-ci doivent être décrites de manière explicite dans la proposition. Les livrables suivants constituent un minimum attendu :
- Un plan de travail (précisant les dates de réalisation des étapes clés et de la fin du projet)
- Un plan de communication
- Des rapports intermédiaires
- Un rapport général préliminaire (incluant les politiques, les procédures, les pratiques, la feuille de route et le guide de formation proposés)
- Un rapport final (incluant les politiques, les procédures, les pratiques, la feuille de route et le guide de formation proposés)
Lorsque des réunions sont prévues pour examiner des livrables, le consultant ou la consultante doit prévoir un intervalle d’au moins une semaine entre la date à laquelle le livrable est disponible pour diffusion et la date de la réunion de consultation.
Soumission des propositions
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur proposition d’ici le 29 septembre 2023.
Les propositions doivent contenir :
- Une vue d’ensemble de l’expérience du consultant ou de la consultante en gestion de l’information et en réalisation de projets semblables;
- Un aperçu de l’approche et de la méthodologie proposées pour atteindre les objectifs mentionnés dans les présentes;
- Un calendrier détaillé d’achèvement des différentes phases du projet;
- Une ventilation des honoraires et des dépenses du consultant ou de la consultante.
- Des références de clients antérieurs ayant commandé des travaux similaires.
Critères d’évaluation
Les propositions seront évaluées selon les critères suivants :
- Expertise et expérience démontrées en gestion de l’information et dans la réalisation d’autres projets semblables;
- Clarté et exhaustivité de l’approche proposée;
- Faisabilité des solutions proposées par rapport à notre contexte organisationnel;
- Calendrier proposé et capacité de respecter les échéances;
- Prix compétitif et raisonnable.
Échéancier
- Publication de la demande de propositions : 28 août 2023
- Date limite de soumission des propositions : 29 septembre 2023
- Période d’évaluation : du 2 au 6 octobre 2023
- Sélection et notification du consultant ou de la consultante : 6 octobre 2023
- Début du projet : 16 octobre 2023
Coordonnées
Les personnes ayant des questions ou souhaitant soumettre des propositions sont priées de s’adresser à :
Colin Leahy
Directeur des politiques, des risques et de la conformité
Association des infirmières et infirmiers du Nouveau-Brunswick
165, rue Regent
Fredericton (N.-B.)
E3B 7B4
Nous avons hâte de collaborer avec une personne compétente et expérimentée en gestion de l’information afin que l’AIINB puisse améliorer ses pratiques de gestion de l’information et des documents.